Oliver Lieven, Geschäftsführer, provantis IT Solutions GmbH

Agiles Arbeiten bzw. Agilität im Projektmanagement steht für viele Unternehmen in projektorientierten Branchen ganz oben auf der Agenda. Methoden und Regelwerke wie Kanban oder Scrum bieten das theoretische Rüstzeug, bei der praktischen Umsetzung und Dokumentation helfen dann moderne Softwarelösungen wie ZEP.

Agiles Arbeiten im Projekt: Ampelkreuzung vs. Kreisverkehr

Agilität bzw. agiles Arbeiten gehört in vielen projektorientierten Branchen wie der Softwareentwicklung, dem Ingenieur- und Bauwesen oder der Unternehmensberatung zu den aktuellen Fokusthemen. Ziel ist es, bei Projekten agiler und damit reaktionsschneller und flexibler zu werden.
Grundlage ist das bereits 2001 veröffentlichte agile Manifest, das ursprünglich für Softwareentwicklungsprojekte aufgestellt wurde und – in Abgrenzung zur traditionellen Projektarbeit – die folgenden vier Eckpfeiler definiert:

1.Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
2.Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
3.Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
4.Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans

Überträgt man diese Leitsätze auf das konkrete Arbeiten im Projekt, so wird agiles Arbeiten in der Regel mit Kriterien wie eigenverantwortliches Arbeiten, Abbau von Hierarchien, kleinere Teams, höhere Beweglichkeit und Wendigkeit sowie einer schnellen Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen gleichgesetzt. Eine Analogie, die den Unterschied zwischen agilem Arbeiten und traditioneller Projektarbeit veranschaulicht, ist der Vergleich einer Ampelkreuzung mit einem Kreisverkehr.

Bei einer Ampelkreuzung gibt es Regeln, die von außen – durch die Verkehrsleitzentrale – aufgestellt wurden und die von jedem Verkehrsteilnehmer eingehalten werden müssen. Eigenverantwortliches Entscheiden ist nicht möglich. Unabhängig davon, ob man mitten in der Nacht allein oder in der “Rush Hour” mit vielen anderen vor der Ampel steht, gelten immer dieselben Regeln. Fehlverhalten wird sanktioniert.
Im Gegensatz dazu gibt es bei einem Kreisverkehr deutlich weniger Regeln, die aber allen Verkehrsteilnehmern bekannt sind. Diese können dann selbst entscheiden, ob und wann sie in den Kreisverkehr einfahren. In der Regel funktionieren Kreisverkehre deutlich sicherer, einfacher und schneller.

Scrum: Frame Work für agiles Arbeiten

Auf der Grundlage der eher allgemeinen Leitsätze für agiles Arbeiten wurden einige konkrete Arbeitsweisen und Methoden entwickelt. Zu den bekanntesten gehören z.B. Kanban, Extreme Programming oder Scrum.

Scrum ist ein Regelwerk für die Vorgehensweise im Projekt- und Produktmanagement. Es wurde ursprünglich – analog zum agilen Manifest – für die Softwareentwicklung konzipiert, wird mittlerweile aber auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt. Ziel ist es, eine Anleitung für agiles Arbeiten zu bieten, indem die Denkmuster und das Mindset, das hinter agilem Arbeiten steckt, in konkrete, umsetzbare Vorgaben und Regeln übernommen werden. Ausgangspunkt für die Arbeit mit Scrum sind die Rollen, die die einzelnen Projektbeteiligten im Projekt übernehmen. Scum unterscheidet dabei in Product Owner, Entwickler und Scrum Master mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten sowie externe Stakeholder wie z.B. Kunden, Anwender oder das Management. Der große Unterschied zur klassischen Projektarbeit besteht darin, dass die Projektverantwortung unter den einzelnen Rollen aufgeteilt wird und es keinen alleinigen Projektgesamtverantwortlichen mehr gibt.

Das Projekt selbst wird in Scrum in unterschiedliche “Sprints”, also Arbeitsabschnitte, aufgeteilt, die mit einem Sprint Planning beginnen und einem Sprint Review bzw. einer Sprint Retrospektive enden. Ein weiterer wichtiger Scrum Baustein ist der Event, ein zeitlich klar begrenztes Meeting zwischen den Projektbeteiligten. Dokumentiert und archiviert werden Projekte in Scrum im Product Backlog, die jeweiligen Sprints im Sprint Backlog.

Agiles Arbeiten mit Scrum und ZEP

ZEP eignet sich sehr gut für agiles Projektmanagement und den Einsatz von Scrum. Zum Einsatz kommt dabei das ZEP Ticket System (https://www.zep.de/zusatzmodule/ticket_system.html). Die in Scrum festgelegten Sprints können nämlich durch entsprechende Tickets oder Teilaufgaben im ZEP Zusatzmodul abgebildet werden. Sollen Stakeholder wie z.B. Kunden Zugriff auf die einzelnen Tickets erhalten, ist dies ebenfalls möglich. Analog zu den Scrum Backlogs bietet das ZEP Ticket System die Möglichkeit, auf Knopfdruck einen Projektplan mit einer Übersicht aller Tickets und Teilaufgaben abzurufen. Zur Dokumentation und Auswertung können Ticket-Übersichten – in der Scrum Welt würde man dann von Sprint Backlog sprechen – für das jeweilige Projekt oder projektübergreifend erstellt werden.

Für weitere Fragen zum Einsatz des ZEP Ticket Systems bei Scrum Projekten steht das ZEP-Team jederzeit gerne zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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