Effiziente Dokumentenarchivierung und -verwaltung direkt aus SAP

Die Firma aktivweb und die 4process AG entwickeln gemeinsam einen bidirektionalen DOCBOX®-SAP-Connector, der Unternehmen eine effizientere Archivierung und Verwaltung von Dokumenten direkt aus SAP ermöglicht. Dieser innovative Connector ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen der DOCBOX®, einer führenden Lösung zur digitalen Archivierung, und SAP, dem weltweit genutzten ERP-System. Durch die enge Verknüpfung der beiden Systeme können SAP-Nutzer ab sofort Dokumente nicht nur schnell archivieren, sondern auch gezielt anzeigen, bearbeiten und mit den entsprechenden SAP Business Objekten verknüpfen.

Die DOCBOX® ist bereits als vielseitige und leistungsstarke Archivierungslösung bekannt, doch mit dem neuen DOCBOX®-SAP-Connector wird die Archivierung von Dokumenten für SAP-Nutzer noch einfacher und effizienter. Diese Lösung bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen, die SAP nutzen, um Geschäftsprozesse zu steuern und gleichzeitig die Notwendigkeit haben, Dokumente langfristig sicher und strukturiert zu archivieren.

Manuelle Archivierung und automatische Verknüpfung
Mit dem DOCBOX®-SAP-Connector können Dokumente direkt aus verschiedenen SAP-Transaktionen heraus archiviert werden. Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist die automatische Verknüpfung des archivierten Dokuments mit dem aktuell geöffneten SAP Business Objekt. Dies kann beispielsweise eine Rechnung, eine Bestellung, ein Auftrag oder ein Buchhaltungsbeleg sein. Diese Funktion sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis, da die sonst manuelle und zeitaufwändige Zuordnung entfällt.
Bevor die Archivierung abgeschlossen wird, müssen die Anwender eine Dokumentart auswählen. Diese Dokumentart bildet die Grundlage für eine strukturierte Ablage in der DOCBOX® und ermöglicht es, die Archivierung bereits im SAP zu steuern.

Ablagestruktur und flexible Verknüpfungsverwaltung
Die Ablagestruktur wird mithilfe von SAP-Dokumentarten definiert, sodass Dokumente gezielt in bestimmten Ordnern in der DOCBOX® abgelegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nach der Ablage keine weiteren manuellen Schritte nötig sind, um Dokumente nachträglich in die richtige Struktur einzuordnen. Ein weiterer Vorteil: Die Verknüpfung zwischen einem SAP Business Objekt und einem Dokument kann jederzeit wieder aufgehoben werden. Dies ist besonders nützlich, wenn der Zugriff auf ein Dokument aus SAP heraus nicht mehr benötigt wird. Das physische Löschen eines Dokuments bleibt jedoch der DOCBOX® vorbehalten, was zusätzliche Sicherheit und Kontrolle bietet.

Automatisierte Archivierung von Dokumenten
Der DOCBOX®-SAP-Connector ermöglicht es Unternehmen, die Archivierung bestimmter Dokumente automatisch ablaufen zu lassen. Diese Funktion ist vor allem bei der Erzeugung von Dokumenten, wie z. B. Auftragsbestätigungen, nützlich. Sobald diese Bestätigungen an den Kunden gesendet werden, können sie ohne weiteres Zutun automatisch in der DOCBOX® abgelegt werden. Diese Automatisierung sorgt für eine erhebliche Reduzierung manueller Arbeitsschritte und minimiert das Risiko von Archivierungsfehlern.

Dokumentenanzeige direkt in SAP
Ein weiteres herausragendes Feature des DOCBOX®-SAP-Connectors ist die Möglichkeit, Dokumente direkt aus einer SAP-Transaktion heraus anzuzeigen. Dies vereinfacht den Arbeitsablauf und spart Zeit, da der Nutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss. Alle relevanten Dokumente sind direkt im SAP verfügbar und können ohne zusätzlichen Aufwand angezeigt und bearbeitet werden.

Sicherheits- und Berechtigungsverwaltung
Sicherheit spielt eine entscheidende Rolle bei der Archivierung und Anzeige von Dokumenten. Der DOCBOX®-SAP-Connector bietet Unternehmen die Möglichkeit, Berechtigungen auf zwei Ebenen zu steuern: Transaktionsrechte und Dokumentenrechte. So können Unternehmen genau festlegen, wer welche Dokumente in SAP anlegen, lesen, ändern oder entfernen darf. Dies gewährleistet eine kontrollierte und sichere Archivierung von sensiblen Informationen.

Zugriff auf SAP-Transaktionen direkt aus der DOCBOX®
Zusätzlich bietet der Connector die Möglichkeit, ausgewählte SAP-Transaktionen direkt aus der DOCBOX® heraus zu öffnen. Dies erfolgt durch eine SAP-Verknüpfung, die es ermöglicht, spezifische Aufgaben oder Dokumente schneller zu erreichen. Eine manuelle Anmeldung am SAP-System ist jedoch weiterhin erforderlich, um die notwendige Sicherheit zu gewährleisten.

Übermittlung von Metadaten für eine strukturierte Archivierung
Bei der Archivierung von Dokumenten über den DOCBOX®-SAP-Connector ist es zudem möglich, Metadaten an die DOCBOX® zu übermitteln. Diese zusätzlichen Informationen helfen dabei, Dokumente noch präziser und strukturierter abzulegen, was den Zugriff auf archivierte Informationen weiter beschleunigt.

Fazit:
Der DOCBOX®-SAP-Connector, entwickelt von aktivweb und 4process AG, bietet Unternehmen eine leistungsstarke, flexible und sichere Lösung zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten direkt in SAP. Mit der Möglichkeit zur automatischen Archivierung, einer strukturierten Ablage sowie einer umfangreichen Berechtigungssteuerung wird der gesamte Dokumentenmanagementprozess effizienter und sicherer gestaltet. Unternehmen können somit nicht nur ihre Arbeitsprozesse optimieren, sondern auch die Compliance-Anforderungen im Bereich der Dokumentenarchivierung leichter erfüllen.

Über 4process AG, Passau:
Die 4process AG ist ein etablierter SAP-Dienstleister mit überwiegend regionaler Ausrichtung. Das Haus ist inhabergeführt und verfolgt einen ganzheitlichen, branchenübergreifenden Ansatz als SAP-Dienstleister. Zum Leistungsspektrum der 4process gehören die Analyse bestehender Kunden sowie ganzheitliche SAP-basierte Lösungskonzepte. Das Unternehmen besticht mit fundiertem betriebswirtschaftlichem Know-how und realisiert mit hoher technischer Kompetenz die Implementierung der SAP-Lösungen. Als Komplettdienstleister werden die Kunden über den gesamten Lebenszyklus einer Implementierung von der Prozessanalyse über das Customizing bis zum permanenten Change-Management und Support von der 4process begleitet. Durchgängig langjährige Kundenbeziehungen und eine außerordentliche Kundenzufriedenheit zeichnen die 4process aus.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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