Benny Hahn, Geschäftsführer, provantis IT Solutions GmbH

Unternehmen in projektorientierten Branchen wie der Unternehmensberatung, der IT-Dienstleistung oder dem Ingenieurwesen stehen bei der Zeiterfassung vor der besonderen Herausforderung, dass es nicht nur darum geht, wer wann gearbeitet hat, sondern auch für wen. Denn am Ende des Tages müssen die geleisteten Projektarbeitszeiten den entsprechenden Projekten zugeordnet werden, damit sie am Projekt- oder Monatsende auch dem passenden Auftraggeber in Rechnung gestellt werden können.

Betrachtet man die aktuelle Praxis bei der Zeiterfassung und -abrechnung in projektorientierten Unternehmen, so stößt man allzu oft noch auf die folgenden drei Fehler.

Fehler 1: Manuelles Erfassen

In vielen projektorientierten mittelständischen Unternehmen erfolgt die Zeiterfassung auch heute noch manuell: In diesen Firmen trägt jeder – interne wie externe – Projektbeteiligte seine geleisteten Projektzeiten in eine Excel-Liste oder ein intern programmiertes Tool ein und vermerkt dabei auch, für welches Projekt er tätig war. Fragt man bei Projektmitarbeitenden nach, so erfährt man schnell, dass es sich dabei nicht gerade um eine Arbeit handelt, die sie gerne machen, sondern eher um eine lästige Pflichtaufgabe, die gerne bis ganz nach hinten verschoben wird.

Darüber hinaus besteht gerade im Dienstleistungsbereich, in dem die meisten projektorientierten Unternehmen tätig sind, ein sehr enger Kundenkontakt. Häufig arbeiten die Berater direkt vor Ort beim Kunden. Die Kundenzufriedenheit steht an erster Stelle. Manuelle Routinearbeiten wie das Erfassen der geleisteten Projektarbeitszeit fallen da häufig “hinten runter”, bzw. werden dann irgendwann einmal im Nachgang erledigt.

Sind die Projektbeteiligten dann krank oder im Urlaub, bleibt das Ausfüllen der “Stundenzettel” sowieso liegen, da ja kein anderer im Unternehmen weiß, was wann für wen gearbeitet wurde.

Die Problematik des manuellen Erfassens betrifft im Übrigen nicht nur die reine Zeiterfassung. Projektorientierte Unternehmen mit Microsoft Excel als Zeiterfassungs-“Tool” erstellen häufig auch ihre Auswertungen für das Projekt-Controlling mit der Tabellenkalkulation. Für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen kommt dann noch Microsoft Word zum Einsatz und schon ist der nicht skalierbare und stattdessen sehr manuelle Prozess komplett.

Fehler 2: Fehlerhaftes Erfassen

Aus dem improvisierten Einsatz der Microsoft-Office-Suite für Zeiterfassung und Projekt-Controlling ergibt sich zwangsläufig der zweite Fehler: Es entstehen Ungenauigkeiten. Aufgaben, die keiner gerne macht, die häufig auf die lange Bank geschoben werden und urlaubs- oder krankheitsbedingt liegen bleiben, führen zu einer hohen Fehleranfälligkeit. “Wann habe ich was für welches Projekt gearbeitet?” ist eine Frage, die gar nicht so leicht zu beantworten ist, wenn seit den Arbeiten bereits einige Tage bzw. sogar Wochen vergangen sind. Ein kontinuierlich wachsendes Projektvolumen und eine immer größere Vielfalt an Projektarbeiten machen die Antwort noch komplizierter. Und so kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitszeiten nicht erfasst werden, dem falschen Projekt zugeordnet werden oder erst dann auffallen, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, der Projektbeteiligte aber krank oder im Urlaub war.

Fehler 3: Fehlerhaftes Abrechnen

Fehler in der Dokumentation der geleisteten Projektarbeitszeiten führen zwangsläufig dazu, dass es auch Fehler bei der Projektabrechnung gibt. Denn was nicht dokumentiert wurde, kann auch nicht abgerechnet werden. Viele für die Projektabrechnung Verantwortlichen beklagen bereits den hohen Aufwand, den es erfordert, zum Abrechnungszeitpunkt die Projektzeiten überhaupt erst einmal vollständig und präzise zu erfassen. So berichtet beispielsweise Elmar Weber, CFO des Softwareunternehmens Extedo, über die für Zeiterfassung und -abrechnung ursprünglich eingesetzte Kombination aus Excel und Word: “Gerade das Aggregieren der zahlreichen Unterlagen am Monatsende, um daraus die Rechnungen erstellen zu können, erwies sich als sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.”

Denn nicht nur beim Erfassen der Zeiten können Fehler auftreten, sondern auch bei der Übernahme in die Rechnungserstellung. Geschieht diese mit Microsoft Word, sind Fehler quasi vorprogrammiert, doch selbst eine manuelle Übernahme in eine professionelle Faktura-Lösung erhöht die Fehleranfälligkeit.

Projektorientierte Unternehmen: Zeit ist Geld!

“Zeit ist Geld!” Dieses Motto gilt insbesondere für Unternehmen in projektorientierten Branchen. Werden Projektzeiten nicht erfasst, können sie nicht abgerechnet werden und wirken sich damit direkt auf das Geschäftsergebnis des Unternehmens aus. Selbst wenn die Kosten erfasst wurden, allerdings sehr spät, kann es sein, dass sie nicht mehr in Rechnung gestellt werden können, wenn vereinbarte Fristen für die Rechnungsstellung abgelaufen sind. Die Zeiten sind erbracht, die Kosten entstanden, der Umsatz bleibt aus. Falsch erfasste und abgerechnete Projektzeiten beeinträchtigen das Verhältnis zum Auftraggeber, wenn dieser die Fehler bei der Rechnungsprüfung bemerkt und reklamiert. Projektorientierte Unternehmen sollten deshalb alles daransetzen, den kompletten Lebenszyklus eines Projekts von der Angebotserstellung über die Projektzeiterfassung und das interne Projekt-Controlling bis zur Abrechnung in einen nahtlosen, möglichst automatisierten Prozess zu überführen, der Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert.

ZEP – Weil Geld Zeit ist

Die ZEP-Macher haben von Beginn an die Fehlerquellen erkannt, die bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Unternehmen auftreten, und mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – eine Lösung konzipiert, die genau diese Fehlerquellen adressiert. Eine reine “Stechuhr”, die lediglich Anfang und Ende einer Arbeit erfasst, reicht in diesen Unternehmen nämlich nicht aus. Es muss auch dokumentiert werden, für welches Projekt gearbeitet wurde.

Darüber hinaus bietet ZEP zusätzliche Module für die Angebotserstellung, das Projekt-Controlling und die Faktura, welche alle direkt auf die in ZEP erfassten Daten zugreifen und damit Fehler bei der manuellen Übertragung von vorneherein ausschließen.

Der Projektmitarbeitende erhält eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche, über die er schnell und einfach seine Projektzeiten erfassen und dokumentieren kann. Dank mobiler Apps kann er dies am Rechner oder Laptop, aber genauso einfach über sein Tablet oder Smartphone tun. Vor Ort beim Kunden, auf Reisen, zu Hause oder im Büro.

Einen Überblick über die verschiedenen Funktionen von ZEP finden Sie auf der ZEP-Webseite (https://www.zep.de/warum_zep.html).

Die gute Nachricht zum Schluss: Die Investition in eine professionelle Zeiterfassung wie ZEP lohnt sich und amortisiert sich rasch, weil kostspielige Fehler, die ansonsten viel höhere Kosten (Umsatzausfall) verursacht hätten, vermieden werden können.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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