Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT-Solutions GmbH

In Zeiten eines branchenübergreifenden Fachkräftemangels spielt die Arbeitgeberattraktivität eine zentrale Rolle. Fachkräfte befinden sich derzeit in der Regel in der glücklichen Situation, aus einer Vielzahl an Jobangeboten auswählen zu können. Für die Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie sich im “war for talents” nur behaupten können, wenn sie sich erfolgreich gegen den Wettbewerb – dieser ist in der Regel nur einen Mausklick auf dem Jobportal entfernt – durchsetzen. Wie aktuelle Umfragen bestätigen, geht es den meisten Mitarbeitenden bei der Beurteilung der Attraktivität eines Arbeitgebers heute nicht mehr nur um einen krisensicheren Arbeitsplatz und ein attraktives Gehalt, sondern auch um eine moderne digitale Arbeitsumgebung, die mit moderner Technologie ausgestattet ist, die sie möglichst optimal bei ihrer Arbeit unterstützt.

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Ein notwendiges, aber lästiges Übel

Dies gilt insbesondere für Arbeiten, die von den Mitarbeitenden eher als “notwendiges, aber lästiges Übel” betrachtet werden. Ein gutes Beispiel gerade in Branchen mit Projektgeschäft wie der Unternehmensberatung, der IT-Branche oder Werbeagenturen ist die Zeiterfassung. Anders als in anderen Branchen arbeiten Mitarbeitende in der Regel während ihrer Arbeitszeit an unterschiedlichen Projekten und müssen diese Arbeitszeiten möglichst präzise und zeitnah erfassen und den entsprechenden Projekten zuordnen. Denn nur dann können sie auch präzise und zeitnah abgerechnet werden.

In vielen Unternehmen erfolgt die Zeiterfassung auch heute noch auf klassischen Excel-Listen, die in der Regel einmal pro Woche befüllt und dann an die Projektleitung und/oder die Buchhaltung zur Abrechnung weitergeleitet werden. Dort werden die Daten dann überprüft und ggf. abgerechnet.

Je größer das Projektvolumen und je größer die Anzahl der Projektbeteiligten, desto höher wird der Aufwand für das Erstellen, Abgleichen und Weiterverarbeiten der Projektzeiten. Denn alle Daten aus den diversen Excel-Listen müssen ja am Ende in eine entsprechende Fakturierungssoftware übertragen werden.

Dass dies nicht immer reibungslos verläuft, bestätigt beispielsweise Elmar Weber, Chief Financial Officer bei EXTEDO, einem führenden Anbieter von Software-Lösungen und Consulting Services für den Bereich Zulassungen von Medikamenten, medizintechnischen Geräten sowie Pflanzenschutzmitteln: “Gerade das Aggregieren der zahlreichen Unterlagen am Monatsende, um daraus die Rechnungen erstellen zu können, erwies sich als sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.”
Auch bei Infocient Consulting, einem zertifizierten SAP Partner mit Themenschwerpunkt Business Intelligence, führte das kontinuierliche Projektwachstum dazu, dass die ursprünglich für Zeiterfassung und -abrechnung gewählte Kombination aus Excel-Listen und Rechnungssoftware irgendwann an ihre Grenzen stieß. Jochen Weintz, Gründer und Geschäftsführer von Infocient Consulting, erinnert sich: “Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns “gefühlt” einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.”

Die beiden Beispiele unterstreichen eindrucksvoll: Das manuelle Erfassen, Zusammentragen, Überprüfen und Abrechnen von Projektzeiten ist alles andere als attraktiv für die dafür verantwortlichen Mitarbeitenden und führt damit sicher nicht zu einer höheren Arbeitgeberattraktivität für die jeweiligen Unternehmen.

Zeiterfassung und -abrechnung mit modernen Online-Tools

Um den Prozess der Zeiterfassung und -abrechnung gerade in projektorientierten Unternehmen effizienter, einfacher und damit für die Mitarbeitenden attraktiver zu gestalten, helfen Cloud-basierte Software-Lösungen wie ZEP – Zeiterfassung für Projekte. Anstatt ihre Zeiten manuell in Excel-Listen eintragen zu müssen, erfassen die Projektbeteiligten diese einfach und schnell über eine webbasierte Benutzeroberfläche: Am PC, am Laptop oder auf dem Smartphone über die entsprechende App. Die für die Abrechnung verantwortlichen Mitarbeitenden können parallel auf diese Zeitdaten zugreifen, die bereits in der Software mit den entsprechenden Projekten verknüpft sind. Eine manuelle Zuordnung entfällt damit komplett. Und auch die Rechnungsstellung erfolgt auf Knopfdruck. Die Daten werden dazu einfach in das Zusatzmodul Faktura übernommen, Erstellen und Versand der entsprechenden Rechnungen erfolgen direkt aus dem Modul.

Moderne IT-Technologie: Wichtige Voraussetzung für höhere Arbeitgeberattraktivität

Wenn es also heute darum geht, Fachkräfte zu finden und an das Unternehmen zu binden, sollten Unternehmen alles daran setzen, diesen Fachkräften eine moderne, effiziente Arbeitsumgebung zu bieten, die insbesondere dazu beiträgt, lästige Routineaufgaben möglichst effizient und benutzerfreundlich zu gestalten. In projektorientierten Branchen gilt dies insbesondere für die Zeiterfassung und -abrechnung. Webbasierte Online-Tools wie ZEP leisten dabei einen essenziellen Beitrag.

Weitere Beispiele für den Einsatz von ZEP in der Praxis finden Sie auf der ZEP-Webseite (https://www.zep.de/anwenderberichte.html).

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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