Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen des Bayerischen Roten Kreuzes (BRK) hat im Januar 2024 die Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) DOCBOX® erfolgreich abgeschlossen. Die Implementierung der Lösung führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Prozesssicherheit in der Dokumentenverwaltung der gemeinnützigen Körperschaft.
Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen mit seinen über 2.000 aktiven Mitgliedern in den Bereichen Bergwacht, Bereitschaften, Wasserwacht und Jugendrotkreuz ist eine tragende Säule der Gefahrenabwehr und sozialen Hilfe im Landkreis. Um den vielfältigen Aufgaben und dem stetig wachsenden Dokumentenaufkommen gerecht zu werden, benötigt der Kreisverband eine skalierbare und zukunftsorientierte Lösung für das Dokumenten-Management.

Die DOCBOX® überzeugt mit Schnelligkeit, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität
Nach einer intensiven Prüfung verschiedener DMS-Lösungen entschied sich der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen für die Cloud basierte Lösung der DOCBOX® von aktivweb. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren die schnelle Installation, die intuitive Benutzerführung und der umfassende Funktionsumfang der Lösung. “Die DOCBOX® bietet den mittlerweile fast 50 Anwendern alle Funktionen, die wir für eine revisionssichere und rechtskonforme elektronische Dokumentenverwaltung benötigen”, erklärt Klemens Reindl, Kreisgeschäftsführer beim BRK. “Die Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit aus, sodass sie auch mit unseren zukünftigen Anforderungen wachsen kann.”

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DOCBOX®-Workflow
Besonders profitieren die Mitarbeiter des BRK vom DOCBOX®-Workflow Rechnungsverarbeitung. Mithilfe des innovativen Workflowdesigners konnten die BRK-Mitarbeitenden selbstständig lauffähige Prozesse erstellen, die die Rechnungsbearbeitung automatisieren. “Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hat zu einer deutlichen Zeitersparnis und Effizienzsteigerung geführt”, so Reindl. “Fehlerquellen wurden minimiert und die Durchlaufzeiten der Rechnungen konnten erheblich verkürzt werden.”

Hohe Automatisierung und KI-gestützte Datenextraktion
Die DOCBOX® verfügt über einen hohen Automatisierungsgrad, der durch den Einsatz von Meta-Masken und intelligenter Datenextraktion weiter gesteigert wird. So können Metadaten aus Rechnungen automatisch extrahiert und Dokumenten zugeordnet werden, wodurch manuelle Eingaben auf ein Minimum reduziert werden. “Die automatische Metadatenextraktion und -zuordnung spart unseren Mitarbeitern wertvolle Zeit und ermöglicht eine effiziente Dokumentenarchivierung”, erklärt Reindl. “Darüber hinaus können wir die extrahierten Daten für weiterführende Analysen und Auswertungen nutzen.”

KI-gestützte Datenextraktion ermöglicht zukunftsorientierte Analysen
Die DOCBOX® geht dank KI-gestützter Datenextraktion noch einen Schritt weiter. Das System erkennt automatisch relevante Informationen auf Rechnungen und extrahiert diese strukturiert. Diese Daten können dann für weiterführende Analysen und Auswertungen genutzt werden, um beispielsweise Muster und Trends in der Rechnungsbearbeitung zu erkennen. “Die KI-gestützte Datenextraktion eröffnet uns neue Möglichkeiten für die Optimierung unserer Prozesse und die Entscheidungsfindung”, so der Kreisgeschäftsführer. “So können wir zum Beispiel zukünftig ganze Buchungssätze automatisch generieren lassen.”

Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen zieht ein positives Fazit
Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen zeigt sich nach der Implementierung der DOCBOX® sehr zufrieden. “Die Lösung hat unsere Dokumentenverwaltung deutlich effizienter und prozesssicherer gemacht”, resümiert Reindl. “Wir sind von der DOCBOX® überzeugt und können sie anderen Unternehmen und Organisationen nur weiterempfehlen.”

Betreut wird der Kreisverband des BRK von Marschall Electronics. Die vier Grundpfeiler der Geschäftstätigkeit sind das Internet Service Providing (Webdesign, Anbindung, Hosting und Housing), die Software-Entwicklung (Datenbanken und Webprojekte), der Full-Service-Netzwerk-Support (Hardware und Software) sowie Telefonanlagen.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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