Kostenloses bitfarm-Archiv DMS in Version 3.6 (GPL) veröffentlicht. Viele neue Funktionen wie Gridfelder für Kontierung, E-Mail-Archivierung, Unterstützung von E-Rechnungen & vieles mehr.

Siegen, 24.10.2024 – Großes Update für das freie bitfarm-Archiv DMS unter GPLv2 veröffentlicht

25 Jahre bitfarm und über zwei Jahrzehnte Entwicklung und Support für bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. bitfarm sagt Danke für das entgegengebrachte Vertrauen und den gemeinsamen Weg zusammen mit unseren Kunden.

Pünktlich zum Jubiläum erhält die kostenlose GPL-Version von bitfarm-Archiv ein großes Update. Mit Version 3.6 ziehen viele Funktionen, die vormals nur in der Enterprise-Version verfügbar waren, in das freie DMS ein. Die neue Bedienoberfläche mit der Untergliederung in die Bereiche Lager & Archive, Arbeitsplatz, Importer, Lesezeichen und je nach Userberechtigung der Administration wird als erstes ins Auge fallen. Im Bereich Lager & Archive findet sich, bis auf eine frische Optik, das gewohnte Dokumentenmanagement mit der bewährten Funktionslogik. Auf den zweiten Blick eröffnen sich jedoch einige neue, nützliche Erweiterungen.

Eine universelle Sucheingabe befindet sich nun prominent ganz oben über den sonstigen, bekannten Suchoptionen. Diese durchsucht alle zu Dokumenten gespeicherten Informationen und ermöglicht einen sehr direkten, intuitiven Zugang zum DMS. Wer gezielter filtern will, kann nach wie vor die spezielleren Suchmethoden wählen, oder eine Kombination aus ihnen. Such- und Zusatzfelder beherrschen auch eine Semantik ähnlich gängiger Internetsuchmaschinen, um noch exaktere Ergebnisse liefern zu können.

Bei den Zusatzfeldern gibt es einen neuen Typ “Gridfeld”. Hier kann eine oder gar mehrere Tabellen definiert werden, in denen Daten zu Dokumenten erfasst und Kalkulationen durchgeführt werden. Klassisches Anwendungsbeispiel wäre das Kontieren von Rechnungen in der Finanzbuchhaltung. Die händisch oder per Regel erfassten Daten können über einen CSV-Export in andere Systeme
übertragen werden. Über programmatische Aufrufe lassen sich die entsprechenden Dokumente aus Fachsystemen wie ERP oder FiBu gezielt aufrufen. Mit dieser Möglichkeit und den Funktionen des DMS, Notizen und Kommentare zu Dokumenten zu hinterlassen, Dokumente inhaltlich zu verknüpfen, Workflow und Status, sowie die ebenfalls neu in der GPL-Version eingeführte Dokumentenlebenszyklus (Stichwort DSGVO-konformes Arbeiten), ergibt sich schon mit der freien Version enormes Potential für einen ganzheitlichen Ansatz in der Digitalisierung.

Übriges trägt die E-Mail-Archivierung, die MS-Office, Open-/Libreoffice und Thunderbird Integration bei. Für den Import von Dokumenten gibt es nach wie vor die TWAIN-Schnittstelle für entsprechend kompatible Dokumentenscanner. Der Empfang von Druckdaten aus anderen Anwendungen erfolgt nun über einen TCP/IP Softwaredrucker und nicht mehr wie früher per Portumleitung. Senden an existiert weiterhin für Dateidokumente, ebenfalls überwachte Ordner. Drag&Drop auf die Anwendung ist hingegen neu hinzugekommen.

Manuelle Importe werden nun über den Bereich “Importer” abgewickelt. Dieser bietet neben den bekannten Datei- und Scanfunktionen auch neue und umfangreiche Möglichkeiten, Dokumente zu stapeln, zu trennen, Seiten auf andere Stapel umzulagern, etc. Die bisher zuständigen externen Tools “ManuscanV3” und “ImporterV3” werden dafür nicht mehr benötigt und entfallen.

Mehr Anwendungskomfort verspricht das Arbeiten mit Notizen (Annotations), die sich nun kopieren und auf anderen Seiten oder auch Dokumenten einfügen lassen. In die gleiche Kategorie fällt die Möglichkeit, bei der Verwendung eines grafischen Stempels dem Dokument gleichzeitig auch einen neuen Status mitzugeben. Ebenfalls für eine bessere Usability, insbesondere bei großen Dokumenten, sorgt die Fundstellenmarkierung. Eingegebene Suchbegriffe werden automatisch grafisch hervorgehoben, mit F3 geht es zur nächsten Fundstelle. Dies gilt in der Grundeinstellung für Scandokumente, kann aber für alle vom DMS direkt anzeigbaren Formate eingestellt werden. Eine Suche nach alternativen Suchbegriffen im aktuell aufgerufenen Dokument ergänzt dies weiter.

Apropos Formate: Auch die nun gesetzlich festgelegten elektronischen Rechnungsformate wie E- Rechnung, X-Rechnung und ZugFerd werden bereits in der GPL-Version unterstützt. Ein Standardtemplate verwandelt rein digitale Daten in eine entsprechende Dokumentenansicht. Etwas Anpassungsarbeit ist jedoch auf Anwender- bzw. Administratorseite notwendig, um die teils differierenden Felder der XML-Datensätze zuzuordnen.

Wenig auffällig zeigt sich zunächst die Ergebnisliste mit der bekannten Spaltenanordnung per Drag&Drop und der Sortierung per Klick (optional mit gedrückter SHIFT-Taste für die 2. oder 3. Sortierung). Anwender finden nun zusätzlich auch das Änderungsdatum als Spalte vor. Der Clou
versteckt sich jedoch hinter einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf: Die Gruppierung nach Felddaten, die Kalkulationen über die Fußzeile und die Ausgabe von Reports eröffnen ganz neue Sichten und Möglichkeiten.

Auch das bisher externe Tool “AdministratorV3” wird durch die entsprechende integrierte Oberfläche abgelöst und funktional erweitert um die Dokumentenlebenszyklus-Konfiguration, neue Berechtigungen, neue Feldkonfiguration und Multiselektion. Unter der “Motorhaube” kommt in der bitfarm-Archiv GPL-Version nun ein echter Server zum Einsatz, ergänzt um MySQL 8 mit Stored Procedures und durchgängiger SSL-Verschlüsselung. Es gibt sowohl einen Client-Installer, als auch einen Server-Installer (beide für Microsoft Windows). Bei Letzterem ist neben der Neuinstallation auch ein Updatepfad von einer älteren GPL-Version integriert. Durch geänderte Datenbankstrukturen ist beim Update eine Migration notwendig, die zwar automatisiert durchgeführt wird, aber je nach Umfang etwas Zeit in Anspruch nehmen kann.

Support erhalten Benutzer wie gewohnt über das Forum auf Sourceforge. Wer zeitnahen und
direkten Support benötigt, erhält diesen mit der erweiterten und dann kostenpflichtigen Enterprise- Version. Diese entspricht zunächst der GPL-Version, hat aber zusätzlich noch Multi-Domänen AD- Unterstützung, Dateiversionierung, Vertragsmanagement, globale Lesezeichen,
Abwesenheitsvertretung, Vorgesetztenregelung, Multiqueue-Clustering, Barcodetrennung,
Abonnements, automatisches Updaterollout, Plugins und SQL-Mapper, Webclient, App für Android / iOS und vieles mehr an Bord.

Mehr Infos & Download unter: Bitfarm-Archiv

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bitfarm Informationssysteme GmbH
Herr Heino Schneider
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