Einkaufsexperte Günther Hainz über die fahrlässige Priorisierungs-Kultur im Einkauf und wie trotz Zeitmangel und Krise herausragende Ergebnisse erzielt werden

Günther Hainz ist Einkaufsexperte und Begründer von „Der 80/20 Einkäufer©“ (Bildquelle: @ Blende11 / @alexan107/ 123RF.com)

FRAGE: Corona hat dazu geführt, dass Grenzen seit langer Zeit wieder dicht gemacht wurden. Was beobachten Sie? Wie gehen Führungskräfte im Einkauf derzeit mit dieser aktuellen Krisen-Situation um?

GÜNTHER HAINZ: Mit Corona sind Themen auf die Agenda gerückt, die noch vor kurzer Zeit unvorstellbar waren. Wer hätte schon gedacht, dass bewährte Lieferketten aus Asien oder auch innerhalb von Europa zusammenbrechen, weil Grenzen komplett geschlossen werden?

Der Druck und die Anforderungen an den Einkauf haben hierdurch weiter zugenommen. Es gilt eine lückenlose Versorgung sicherzustellen, alternative Lieferquellen zu identifizieren sowie auch kurzfristige Potenziale und Liquidität bereitzustellen. Hinzu kommt, dass Aspekte wie Nachhaltigkeit und CO2-Neutralität mehr und mehr auf die Agenda rücken. Die mentale und auch physische Belastung für den einzelnen im Einkauf ist hier bei all den Themen zum Teil enorm!

Was aus meiner Sicht jedoch eines der zentralen und gleichzeitig ignorierten Kernprobleme darstellt ist, dass in vielen Unternehmen eine fast schon grob fahrlässige Priorisierungs-Kultur vorherrscht.

Was meine ich damit?

Zum einen gibt es viel zu viele Prioritäten, die alle als wichtig eingestuft werden, obwohl sie das nicht sind. Und zum anderen werden Prioritäten durch die Hierarchiestufe bestimmt und überschrieben.

FRAGE: Haben Sie dazu ein Beispiel?

GÜNTHER HAINZ: Nehmen wir einen Einkäufer, der gerade an seiner wichtigsten Priorität arbeitet, einen neuen Alternativlieferanten für ein wichtiges Zulieferteil zu finden und unter Vertrag zu nehmen. Daran hängen Millionen von Kosten und das Risiko einer möglichen Versorgungslücke mit gravierenden Implikationen für das Unternehmen. Nun kommt der Vorgesetzte und braucht dringend Input für eine Präsentation, die er gerade zusammenstellt. Was glauben Sie, wird der Einkäufer nun tun?

Die Erwartung des Vorgesetzten ist klar – wenn ich als Vorgesetzter etwas brauche, dann haben andere das direkt zu liefern! Doch ist etwas automatisch wichtiger und dringender, nur weil es von einer höheren Hierarchiestufe kommt? Hierzulande tendieren wir dazu, das einfach hinzunehmen. Je höher die Hierarchiestufe, desto wichtiger. Das mag mal der Fall sein, ist aber nicht zwingend so!

Die Krux bei dem Thema Priorisierung ist doch folgende: Das Spannungsfeld, in dem sich Einkäufer bewegen, ist enorm. Es gibt so viele verschiedene Stakeholder – die Geschäftsführung, die Entwicklung, die Produktion, der Vertrieb, das Marketing, die Finanzabteilung, die Personalabteilung … alle wollen etwas vom Einkauf und haben entsprechende Erwartungen.

Der Einkäufer befindet sich somit in einem Priorisierungs-Dilemma – er ist gar nicht in der Lage, für all diese Erwartungen eine klare Priorisierung zu erstellen – somit landen am Ende immer viel zu viele Aufgaben auf seiner To-Do-Liste. Ich hatte es schon mit Einkäufern zu tun, die hatten mehr als 20 scheinbar hohe Prioritäten auf der Liste! Das muss man sich mal vorstellen! Wer soll hier noch entscheiden, was zuerst erledigt werden soll?

Hier den Überblick und den Durchblick zu bewahren, was jetzt gerade das wichtigste ist, ist für den einzelnen ohne Anleitung und Hilfe von außen nahezu unmöglich. Viele erkennen zwar die Notwendigkeit einer besseren Priorisierung, aber sie wissen einfach nicht, wie das klappen soll – es fehlt ihnen die Vorstellung und der klare Weg dorthin! Also machen sie weiter wie bisher und verschwenden so wichtige Ressourcen – Zeit, Geld und Energie!

FRAGE: Was empfehlen Sie als Experte gerade mittelständischen Unternehmen angesichts dieses Priorisierungs-Dilemmas im Einkauf – gerade in der aktuell schwierigen Pandemie-Zeit?

GÜNTHER HAINZ: Wie sagte Abraham Lincoln so schön: “Wenn ich acht Stunden hätte, um einen Baum zu fällen, würde ich sieben Stunden dafür aufwenden, meine Axt zu schärfen!”

Gerade dann, wenn Ressourcen knapp sind und sich gefühlt alles überschlägt, gilt es um so mehr, einen Schritt zurückzutreten und die aktuellen Aufgaben und Prioritäten zu überdenken und neu zu sortieren.

Leider ist es in der Hektik des Tagesgeschäfts im Einkauf fast unmöglich, sich so zu distanzieren, um darüber Klarheit zu erlangen. Wie schon dargestellt, es erscheint einfach zu vieles sehr, sehr wichtig.

Deshalb empfehle ich meinen Kunden, sich bewusst für eine gewisse Zeit aus dem Tagesgeschäft loszulösen und intensiv darüber nachzudenken, was die wirklich wichtigen Themen sind – sowohl beruflich wie auch privat. Was sind die Ziele des Unternehmens? Wie trägt der Einkauf dazu bestmöglich bei? Wie steht es um private Ziele wie Familie? Freunde? Hobbies? Wie kann ich all das unter einen Hut bringen und dabei nicht ausbrennen? Es geht darum, durch Klarheit für innere Ruhe zu sorgen.

FRAGE: Wie wird sich die Situation Ihrer Einschätzung nach weiterentwickeln? Wie stehen die Chancen, den Einkauf möglichst krisensicher aufzustellen?

GÜNTHER HAINZ: Aus meiner Sicht werden die Anforderungen an den Einkauf nicht weniger, sondern ganz im Gegenteil, die Herausforderungen und somit auch der Druck auf den Einkauf werden weiter steigen.

Für Unternehmen hat Corona wie bereits erwähnt neue Themen auf die Agenda gebracht, und diese gilt es auch einkaufsseitig zu managen: Das sind Themen wie Versorgungssicherheit bei gleichzeitig optimalen Beschaffungskosten, den CO2-Fußabdruck verbessern oder auch die Digitalisierung. Gleichzeitig hapert es in vielen Einkaufsabteilungen immer noch an ganz grundsätzlichen Themen – strategische Klarheit und operative Effizienz.

Zudem sehe ich verstärkt das Risiko auf die Einkaufsabteilungen zukommen, dass Einkäufer unter der Last der Aufgaben zusammenzubrechen und möglicherweise gesundheitliche Schäden davontragen. Dies hätte nicht nur für die Einkäufer zum Teil dramatische Konsequenzen bis hin zum Jobverlust und daraus erwachsenden extremen finanziellen Problemen. Auch für die Unternehmen bedeutet dies, dass sie potenziell sehr fähige Leute verlieren, die kurzfristig nicht zu ersetzen sind – was wiederum den Druck auf die verbleibenden Mitarbeiter erhöhen wird und einen möglichen Dominoeffekt auslöst.

FRAGE: Was ist Ihrer Erfahrung nach besonders zu beachten, um mit den verfügbaren Mitteln die steigenden Anforderungen zu bewältigen, ohne dabei Gefahr zu laufen auszubrennen?

GÜNTHER HAINZ: Es gilt für einen effektiven Ressourceneinsatz zu sorgen. Nur so sind auch bei den steigenden Anforderungen herausragende Ergebnisse möglich. Und die Maxime muss dabei sein: Weniger, dafür besser!

Im ersten Schritt heißt dies für Klarheit zu sorgen, was die Top-Prioritäten sind und folglich die Ressourcen auf diese Top-Prioritäten zu konzentrieren. Glauben Sie mir, das klingt viel einfach als es ist. Viele sind genau daran gescheitert.

Das erfordert Mut auch mal “Nein” zu sagen. Und es ist erforderlich, die Top-Prioritäten funktions- und hierarchieübergreifend zu synchronisieren – es darf nicht sein, dass die Priorität des Vorgesetzten automatisch alles andere überschreibt!

Zudem ist ein wesentliches Element ein Wechsel in der Betrachtung, nämlich von einem sehr weitverbreiteten Fokus auf den Input hin zu einer konsequenten Output- und Ergebnisorientierung.

Ich denke, es ist unstrittig: Am Ende zählt bei einem Vorhaben immer das Ergebnis und nicht die Aktivitäten, die gebraucht wurden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wenn ich einen neuen Lieferanten benötige, ist mir am Ende egal, ob ich dafür 5, 10 oder 50 Lieferanten durch den Auswahlprozess geschickt habe. Wichtig ist, dass ein passender neuer Lieferanten gefunden wurde.

Leider erlebe ich es jedoch sehr häufig, dass bei der Steuerung von Projekten der Fokus auf den Input gelegt wird. Es werden Pläne gemacht, Listen geschrieben, die dann wiederum mehr oder weniger stur abgearbeitet oder umgeschrieben werden, ohne jedoch den Zusammenhang zum erwünschten Ergebnis zu prüfen oder zu hinterfragen. Hier wird viel Zeit verloren und es werden wertvolle Ressourcen verschwendet. Dies gilt es in den Griff zu bekommen und den Fokus konsequent auf das gewünschte Ergebnis zu legen.

FRAGE: Was ist Ihrer Meinung nach neben einer konsequenten Output-Orientierung noch zu bedenken, um in diesen Zeiten herausragende Ergebnisse zu erzielen?

GÜNTHER HAINZ: Es gilt Aufgaben konsequent zu hinterfragen, klare Regeln für Prioritäten zu formulieren und diese Regeln auch einzuhalten. Die Leitfrage muss immer sein: Wie können wir die uns zur Verfügung stehenden Mittel und Mitarbeiter bestmöglich einsetzen?

Hierzu muss ein offener Dialog über Hierarchieebenen hinweg über “Was ist gerade das Wichtigste” erlaubt sein und geführt werden, mögliche Prioritätenkonflikte müssen offengelegt und angesprochen werden. Dabei darf es auch mal vorkommen, dass Aufgaben vom Vorgesetzten warten müssen.

Als Vorgesetzter gilt es eine Kernfrage zu verinnerlichen und regelmäßig an die Mitarbeiter zu stellen: “Was müssen Sie nach hinten stellen oder liegenlassen, um das, worum ich Sie gerade bitte, für mich zu erledigen!?

Hier stelle ich fest, dass insbesondere dieser Dialog darüber, Unausgesprochenes und Verborgenes transparent zu machen und hierfür klare Regeln zu formulieren, meinen Beratungskunden speziell weiterhilft und hier große Durchbrüche erzielt werden.

FRAGE: Gibt es sonst noch etwas, das Sie beobachten?

GÜNTHER HAINZ: Eines ist mir sehr wichtig und ich möchte es deshalb nochmals betonen. Mir fällt auf, dass wirklich viele Einkäufer sehr angespannt und sehr gestresst sind! Hier sehe ich höchsten Handlungsbedarf für Unternehmen, um den “Menschen Einkäufer” zu schützen. Wir alle kennen dieses Damoklesschwert Burnout und ich habe es selbst erlebt, wie Kollegen von mir schnurstracks in ein Burnout gelaufen sind. Und glauben Sie mir, das war alles andere als spaßig!

Viele Einkäufer bewegen sich in einem enormen Spannungsfeld, nicht nur beruflich, auch privat. Wenn ich mit Einkäufern spreche, erzählen mir viele, dass sie untertags von einem Meeting ins nächste laufen und dabei kaum Zeit haben, kurz mal durchzuatmen! Abends kommen sie müde und ausgelaugt nach Hause und treffen dort auf das nächste Spannungsfeld. Sobald sie bei der Haustür reingehen, spüren sie schon die Erwartungen von der Frau oder dem Mann, den Kindern, den Freunden… viele, die sich Zeit und Aufmerksamkeit wünschen. Und dabei wollen die meisten nach so einem Arbeitstag einfach nur Ruhe und Entspannung und einfach mal nichts machen.

Das kann für eine bestimmte Zeit gut gehen. Doch dauerhaft kann dies zu enormen Problemen mit zum Teil dramatischen Konsequenzen führen. Gesundheitliche, familiäre Probleme, finanzielle Probleme, etc. Darüber sind sich viele gar nicht bewusst. Es wird einfach mit Aussagen wie “Wird schon gut gehen! Augen zu und durch!” vom Tisch gewischt. Gerade Einkäufer tendieren von ihrer Persönlichkeit dazu, sehr rational zu sein und Gefühle wegzudrücken. Dabei fordern sie dem eigenen Körper oftmals einfach zu viel ab. Und wenn es erstmal zu spät ist, sind die Folgen katastrophal!

Unternehmen haben hier eine Verantwortung und sollten diese im eigenen Interesse wahrnehmen. – Es ist kein Geheimnis, dass gesunde Mitarbeiter leistungsfähiger und belastbarer sind und bessere Ergebnisse erzielen.

Mir war früher und ist immer noch wichtig, dass ich nach der Arbeit genügend Energie habe, mich bewegen möchte, Zeit mit meinen Kindern und meiner Frau verbringen möchte. Wenn ich merke, dass mir die Energie fehlt, weil ich vielleicht auch nicht mehr so gut schlafe, nehme ich das immer als erstes Warnzeichen und überprüfe sofort, was gerade die Ursache dafür ist und wie ich gegensteuern kann.

Klarheit über Prioritäten, sowohl in beruflicher Hinsicht wie auch privat ist aus meiner Sicht dabei der erste wichtige Schritt, um ein Leben in Gesundheit und Zufriedenheit zu führen. Und da man als Betroffener meist vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen kann, empfehle ich hier ganz klar, sich dafür Unterstützung zu holen. Das kann ein guter Freund sein, besser ist jedoch, sich dafür einen echten Profi zu holen.

Danke, lieber Günther Hainz, für diese interessanten Einblicke und weiterhin viel Erfolg!

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Günther Hainz ist Einkaufsexperte und Begründer von “Der 80/20 Einkäufer©”. Er zeigt seinen Kunden, wie sie mit den bestehenden Mitteln in kürzester Zeit durch Vereinfachung, Automatisierung sowie Reduktion von Aufgaben mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge schaffen! Hierdurch können diese bei weniger Aufwand und Stress herausragende Einkaufsergebnisse erzielen und auch privat wieder mehr vom Leben haben.

Hierfür greift er auf sein jahrzehntelanges Know-how im Einkauf und auf sein umfassendes unternehmerisches Wissen im Bereich der Produktivitätssteigerung zurück.

Zu seinen Kunden gehören sehr namhafte Unternehmen aus dem DACH-Mittelstand.

In intensiven und persönlichen 1:1-Gesprächen zeigt Günther Hainz seinen Kunden, wie sie mit bewährten und funktionierenden Strategien das Optimum aus den bestehenden Mitteln herausholen und so für herausragende Einkaufsergebnisse sorgen – bei gleichzeitiger Reduktion des Arbeitspensums und des Stressniveaus!

Günther Hainz ist Experte, wenn im Einkauf bessere Ergebnisse bei weniger Stress erzielt werden sollen. Im Rahmen seines Programms “Der 80/20 Einkäufer©” werden erfolgreiche, messbare und robuste Prozesse etabliert, so dass Unternehmen dauerhaft davon profitieren können.

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